Connectez les professeurs et les élèves, où qu’ils se trouvent

Le principal avantage est leur faible coût. Vous n’avez pas à dépenser d’argent pour acheter ou installer du matériel (comme des combinés ou des câbles spéciaux). Si vous souhaitez vous développer, il vous suffit de payer des lignes spécifiques plutôt que d’acheter en gros du matériel dont vous n’aurez peut-être pas besoin à l’avenir.

Cette approche vous permet également d’assurer la pérennité de l’infrastructure de votre établissement. Toutes les opérations techniques sont gérées à distance dans le cloud. Vous avez donc moins de mises à jour à réaliser.

Enfin, la fiabilité est un élément clé. En cas de coupure d’électricité, les systèmes cloud peuvent généralement continuer à fonctionner car vous pouvez utiliser des téléphones et des ordinateurs portables avec le softphone. Les lignes téléphoniques peuvent donc être maintenues et vous assurez la sécurité du personnel et des élèves.

Commencez par examiner les fonctionnalités que vous estimez essentielles. Cette notion est très subjective et il existe de nombreuses alternatives pour faciliter le fonctionnement d’une école au quotidien.

Outre l’amélioration des communications et de la sécurité des élèves, un système téléphonique adapté peut également améliorer la tenue des dossiers en interne et en externe. Dans le premier cas, les téléphones VoIP ou les plateformes de communication cloud vous offrent la possibilité d’enregistrer des conversations au cas où vous auriez besoin de consigner les informations d’un élève ou d’une plainte officielle, par exemple. Avant de commencer à enregistrer un appel, vous devez connaître la réglementation applicable en la matière.

Plus généralement, grâce à l’acheminement, les systèmes de messagerie des écoles peuvent mieux diriger les appels et les messages entrants. Utilisez des messages préenregistrés pour orienter les appelants vers le bon service ou enregistrez des réponses à des questions fréquentes, telles que les heures d’ouverture, pour faire gagner du temps à l’administration.

Lorsque les membres du personnel doivent échanger en interne ou en externe, la visioconférence est primordiale. La barrière à l’entrée est très faible grâce à la disponibilité relative du matériel moderne et les échanges en face-à-face facilitent la communication et réduisent les malentendus.

Étant donné que les fonctionnalités varient d’un fournisseur à l’autre, vous pouvez demander une démo ou une preuve de concept (POC) pour faire le bon choix.

VoIP est l’abréviation de « Voice over Internet Protocol ». Ce terme désigne la communication par Internet au lieu des lignes téléphoniques conventionnelles. Cette technologie vous permet de passer des appels grâce à du matériel et des logiciels, tels que les smartphones et les ordinateurs portables.

Pour adopter ce système, commencez par consulter les principaux fournisseurs de communications cloud et de services VoIP. En règle générale, commencez par un essai gratuit ou une démo. Une fois que vous aurez arrêté votre choix, vous paierez un abonnement mensuel ou annuel.

Bien que les systèmes téléphoniques pour les établissements scolaires soient utilisés à des fins légèrement différentes des systèmes téléphoniques professionnels classiques, la plupart des fournisseurs de communications unifiées et de VoIP vous offriront des fonctionnalités similaires qui permettront à votre personnel de communiquer où qu’il se trouve, même sur plusieurs campus.

Le système téléphonique cloud d’une école privée est assez similaire à celui d’une école publique. La plupart du temps, ces deux types d’établissement doivent partager des informations, gérer les appels entrants et communiquer facilement avec les personnes extérieures.

Si vous cherchez un système téléphonique pour une école privée, envisagez une fonctionnalité de télécopie en ligne. Si vous avez scanné un document ou créé une version numérique, vous pourrez ainsi l’envoyer facilement. Certains systèmes téléphoniques VoIP et plateformes UCaaS, comme Dialpad, proposent cette option. Vous pouvez également transférer des fichiers de grande taille (un problème fréquent avec les feuilles de calcul ou les supports visuels) et envoyer des fichiers simultanément ou encore signer des documents à distance.

L’intégration de la messagerie vocale par e-mail est également très pratique. Si quelqu’un laisse un message vocal à un membre du personnel, celui-ci peut être envoyé dans une boîte de réception pour y accéder plus facilement. Certains fournisseurs de VoIP peuvent même transcrire le message pour gagner du temps.

Si vous organisez de nombreuses réunions, le pont de conférence est un élément clé. Il permet à de nombreuses personnes d’écouter un appel sans se déplacer. Certains appareils peuvent même indiquer qui participe et intervient.

Cette fonctionnalité est également compatible avec un large éventail de matériels et logiciels, y compris les lignes fixes conventionnelles. Avec Dialpad, par exemple, aucun matériel n’est nécessaire et les participants peuvent rejoindre des visioconférences en cliquant simplement sur un lien dans leur navigateur Web.

Les systèmes téléphoniques VoIP et les plateformes de communication cloud facilitent la communication avec les parties prenantes internes et externes, et renforcent ainsi la sécurité. Les interphones sont également essentiels car ils permettent de partager des annonces avec l’ensemble de l’école, en particulier en cas d’urgence. Les systèmes VoIP actuels sont généralement compatibles avec les interphones numériques.

En cas d’extrême urgence, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de radiomessagerie de groupe. Cela vous permet de composer un numéro et de contacter plusieurs lignes spécifiques (par exemple, des salles de classe) plutôt que de faire une annonce générale. La radiomessagerie de groupe et les SMS servent également de solution de secours si l’interphone est inutilisable.

Vous pouvez également exploiter les appels automatisés. Ils permettent d’envoyer des messages à plusieurs personnes simultanément (en cas de fermeture anticipée ou d’absence d’un enseignant, par exemple). Ces fonctionnalités sont primordiales pour assurer la sécurité des étudiants.